FAQ CIOdm
Informations Générales
Qu’est-ce que CIOdm ?
CIOdm est le catalogue d’interopérabilité du dispositif médical. Il s’agit d’un référentiel portant la description codée et structurée de près de 2 millions de références de dispositifs médicaux. Son contenu est exploité directement dans les logiciels du système d’information hospitalier.
Que signifie « interopérabilité » ?
L’interopérabilité est la capacité d’une application informatique à communiquer avec d’autres applications en s’appuyant sur des normes et standards. En d’autres termes, des applications interopérables sont capables de s’échanger des informations et de « comprendre » les informations qu’elles s’échangent.
En quoi CIOdm contribue-t-il à l’interopérabilité du SIH ?
Comme les humains, les applications informatiques doivent, pour pouvoir communiquer, employer un même vocabulaire issu d’un dictionnaire commun. Ce dictionnaire, c’est CIOdm.
CIOdm est-il utile pour répondre aux exigences règlementaires ?
CIOdm porte les informations permettant de répondre à différents types d’exigences : CAQES (suivi des indications de pose des DMI hors-GHS), traçabilité sanitaire (reconnaissance des IUD-ID), traçabilité financière (codes et tarifs LPP, inscriptions ou radiations de la liste en sus), fonction achat des GHT (codes NCHFS, codes Achat), suivi des DM « intra-GHS » (indicateur d’inscription).
Combien d’établissements de santé utilisent CIOdm ?
Plus de 300 établissements utilisent déjà CIOdm, tous secteurs confondus (CH, CHU, CLCC, cliniques privées). La liste de ces établissements peut être consultée sur le site web de PHAST.
CIOdm, ça sert à quoi ?
CIOdm contient les données et codifications nécessaires à la gestion informatisée des dispositifs médicaux dans les établissements de soins (LPP, Cladimed, NCHFS, NFHA, GTIN, etc.). Ces informations sont importées puis tenues automatiquement à jour dans les différents logiciels compatibles. Il en résulte un gain de temps important pour les professionnels hospitaliers qui n’ont plus à consacrer de longues heures à la saisie de ces informations ainsi qu’à leur maintenance (veille sur les LPP, etc.). De plus, CIOdm joue un rôle central dans la mise en œuvre de l’interopérabilité des logiciels.
Pourquoi l’interopérabilité des logiciels est-elle importante à l’hôpital ?
Le circuit des dispositifs médicaux est un processus transversal faisant intervenir différents métiers et autant d’applications informatiques. Ainsi, la pose d’un implant impacte-t-elle les logiciels de la pharmacie, du bloc, le logiciel de Gestion Économique et Financière, le logiciel du Département d’Information Médicale, etc. La sécurisation du circuit, son efficience, la cohérence et l’exhaustivité des données enregistrées dans le Système d’Information Hospitalier (SIH), dépendent de la capacité des applications à s’échanger de l’information.
CIOdm est-il utile dans le cadre des GHT ?
CIOdm est le catalogue d’interopérabilité nécessaire à la convergence des systèmes de gestion des pharmacies au sein des GHT. Son usage est préconisé par la DGOS (cf. Guide méthodologique / DGOS – édition juillet 2016 / Chapitre 2.3.14.3 / Un système unique de gestion des pharmacies).
CIOdm est-il un logiciel ?
CIOdm n’est PAS un logiciel. Il s’agit d’un catalogue dont le contenu est intégré et exploité dans les logiciels des établissements de soins.
Contenu
Quelles informations trouve-t-on dans le catalogue CIOdm ?
Il s’agit principalement des différentes codifications utilisées dans les établissements de soins : références commerciales, IUD-ID (GTIN, UPN), LPP, Cladimed, NCHFS, NFHA, EMDN, etc. La liste des informations retrouvées dans CIOdm est consultable en suivant ce lien. Il est aussi possible de se familiariser avec le contenu de CIOdm en utilisant la Visionneuse mise à disposition sur le site de PHAST.
Pourquoi attribuer un code CIOdm ? La référence commerciale n’est-elle pas suffisante ?
La référence commerciale ne constitue pas un identifiant suffisamment fort. Faute de cadre régissant les modalités de son affectation par les fournisseurs, elle n’offre aucune garantie en matière d’unicité. En d’autres termes, une même référence peut tout à fait être utilisée par plusieurs fournisseurs pour désigner plusieurs dispositifs médicaux différents. En outre, chez un même fournisseur, la référence connait des sources d’instabilité et de variabilité selon le support de publication et les circonstances. Par exemple, le fournisseur peut tronquer sa référence ou la compléter avec des préfixes, des caractères spéciaux, voire utiliser une tout autre valeur, en fonction du contexte. Enfin, le nombre très important de fournisseurs sur le marché des DM engendre une grande dispersion dans le format des références commerciales : c’est un obstacle rédhibitoire. Un catalogue d’interopérabilité doit exprimer l’ensemble des identifiants dans un format homogène.
Combien de dispositifs médicaux sont référencés dans CIOdm ?
2 millions de dispositifs médicaux sont référencés dans CIOdm. Ce nombre est en constante progression : plus de 100.000 nouveaux produits sont référencés chaque année. CIOdm couvre plus de 95% des DM gérés par les pharmacies à usage intérieur. Ce pourcentage est estimé d’après les résultats des mappings réalisés avec les fichiers produits des établissements.
Le code CIOdm, c’est quoi ?
Cet identifiant présente plusieurs avantages liés à sa conformité à des standards de codification internationaux, en premier lieu son unicité. L’IUD-ID est incontournable pour tracer l’utilisation des DM – tout particulièrement ceux implantés chez un patient – et renforcer la mise en œuvre du système de matériovigilance à l’échelle internationale. Malheureusement, l’IUD-ID n’est pas encore systématiquement exigé par les autorités auprès des fabricants. D’autre part, l’IUD-ID présente plusieurs inconvénients liés à sa variabilité, ainsi qu’à l’hétérogénéité des conditions de sa mise en œuvre par les fabricants. Enfin, l’IUD-ID identifie le dispositif médical et son emballage, à la manière du code CIP utilisé pour les spécialités pharmaceutiques. Pour ces différentes raisons, PHAST ne prévoit pas d’utiliser l’IUD-ID en remplacement du code CIOdm mais plutôt comme un identifiant complémentaire renforçant l’identification des produits dans le catalogue CIOdm.
Et le code IUD-ID ?
Cet identifiant présente plusieurs avantages liés à sa conformité à des standards de codification internationaux, en premier lieu son unicité. L’IUD-ID est incontournable pour tracer l’utilisation des DM – tout particulièrement ceux implantés chez un patient – et renforcer la mise en œuvre du système de matériovigilance à l’échelle internationale. Malheureusement, l’IUD-ID n’est pas encore systématiquement exigé par les autorités auprès des fabricants. D’autre part, l’IUD-ID présente plusieurs inconvénients liés à sa variabilité, ainsi qu’à l’hétérogénéité des conditions de sa mise en œuvre par les fabricants. Enfin, l’IUD-ID identifie le dispositif médical ET son emballage, à la manière du code CIP utilisé pour les spécialités pharmaceutiques. Pour ces différentes raisons, PHAST ne prévoit pas d’utiliser l’IUD-ID en remplacement du code CIOdm mais plutôt comme un identifiant complémentaire renforçant l’identification des produits dans le catalogue CIOdm.
Quelles sont les sources employées pour produire CIOdm ?
Le contenu de CIOdm est produit et maintenu à partir des informations transmises par les fournisseurs de DM, fabricants ou distributeurs. Des sources complémentaires sont utilisées : base LPP de l’Assurance Maladie et autres référentiels publiés par les pouvoirs publics ou les organismes en charge des systèmes de codification. Certaines codifications (e.g. Cladimed) sont renseignées par l’équipe CIOdm lorsque celles-ci ne sont pas transmises par les fournisseurs.
Intégration
Quelle est la marche à suivre pour adopter CIOdm ?
L’établissement doit acquérir une licence auprès de PHAST, lui donnant le droit d’accéder au contenu de CIOdm. Le catalogue peut ensuite être intégré dans les logiciels compatibles. Chaque fiche doit être appairée avec un code CIOdm pour que le logiciel soit en mesure de synchroniser son contenu avec celui du catalogue. Pour faciliter cet appairage, une prestation dite de “standardisation initiale du fichier des DM” ou “mapping” est proposée à chaque nouvel adhérent.
Comment se passe le mapping des fiches créées après la standardisation du fichier ?
Le mapping des nouvelles fiches est directement réalisé par l’utilisateur depuis son logiciel. Les éditeurs proposent généralement des interfaces permettant de rechercher puis de sélectionner une fiche dans CIOdm. Les éditeurs peuvent aussi intégrer directement la visionneuse CIOdm dans leur logiciel.
Le contenu de CIOdm est-il mis à jour régulièrement ?
Une nouvelle version de CIOdm est mise à disposition a minima une fois par semaine, intégrant les dernières modifications apportées dans le catalogue.
Tous les logiciels sont-ils compatibles avec CIOdm ?
CIOdm a vocation à être utilisé dans l’ensemble des logiciels du circuit des DM, pour répondre aux exigences en matière d’interopérabilité et apporter les données requises à chaque étape du circuit. Une vingtaine de logiciels différents (LAP/LAD, WMS, GEF, DPI, Bloc, etc.) sont d’ores et déjà compatibles avec CIOdm. Cette compatibilité résulte des développements réalisés par les éditeurs pour répondre aux demandes de leurs clients hospitaliers souhaitant utiliser CIOdm. La liste des logiciels compatibles avec CIOdm est disponible sur cette page.
Que faire si mon logiciel n’est pas compatible ?
Les établissements de soins peuvent solliciter des développements auprès de leurs éditeurs. Les éditeurs peuvent se rapprocher de PHAST pour obtenir la documentation technique de CIOdm, ou tout éclairage utile à la mise en œuvre de leurs développements (informatique@phast.fr).
En quoi consiste la standardisation du fichier des DM ?
L’établissement transmet à PHAST un export de son fichier produit, à partir duquel PHAST réalise une opération de standardisation ou « mapping ». Cette opération consiste à retrouver le code CIOdm correspondant à chaque DM référencé localement. Les codes CIOdm retrouvés sont ensuite importés en masse dans le logiciel destiné à intégrer le catalogue CIOdm. Le logiciel est alors en mesure d’interroger le catalogue afin de rapatrier les attributs (e.g. LPP) spécifiques de chaque DM référencé localement. Pour en savoir plus.
Sous quelle forme le catalogue CIOdm est-il intégré dans les logiciels ?
CIOdm est mis à disposition par PHAST sous forme de fichiers texte ou bien sous forme de webservices. Les logiciels utilisent l’une ou l’autre de ces sources pour intégrer le catalogue, selon les choix opérés par chaque éditeur.
Quelle est la différence entre les deux modalités « fichiers texte » et « webservice » ?
Les fichiers texte représentent une copie du catalogue CIOdm à un instant donné. PHAST publie chaque semaine une nouvelle version de ces fichiers, téléchargeable à l’aide d’une application appelée TelCIO (également fournie par PHAST). Une fois téléchargés, les fichiers doivent être importés dans les logiciels en suivant la procédure fournie par l’éditeur. Le webservice est une méthode plus moderne, permettant à un logiciel d’interroger directement le serveur de PHAST pour obtenir des informations ciblées correspondant à son besoin (par exemple les informations relatives à un produit récemment ajouté au livret). Le webservice réduit le volume des données à traiter dans le logiciel et donne accès à des mises à jour rapprochées.
Comment savoir si mon logiciel est compatible avec CIOdm ?
La liste des logiciels compatibles est publiée à titre indicatif sur le site web de PHAST. Cette liste ne préjuge pas du niveau d’intégration offert par chaque logiciel : le périmètre effectif des données intégrées pouvant varier d’un logiciel à l’autre, ou d’une version à l’autre d’un même logiciel. Inversement, la liste fournie par PHAST peut ne pas prendre en compte la compatibilité de certains logiciels ayant fait l’objet de développements récents. La meilleure façon d’obtenir les informations les plus complètes est de contacter directement les éditeurs.
Licence
Quel est le coût d’une licence CIOdm ?
Le coût de la licence dépend de la taille de l’établissement (nombre de lits et places MCO/non MCO). L’adhésion doit être renouvelée chaque année. Un devis peut être demandé en suivant ce lien ou bien à l’adresse contact@phast.fr
J’ai déjà une licence CIOdc. Cette licence me donne-t-elle le droit d’utiliser également CIOdm ?
Non, l’usage de CIOdm nécessite l’acquisition d’une licence spécifique.
Le coût de licence dépend-il du nombre de logiciels dans lesquels sera exploité CIOdm ?
Non. Un établissement disposant d’une licence est en droit d’utiliser CIOdm dans l’ensemble de ses logiciels compatibles, sans limitation du nombre de logiciels différents utilisés.
Comment obtenir des informations plus détaillées sur CIOdm ?
PHAST propose régulièrement des webinaires adressés aux professionnels des établissements de soins, consacrés à la présentation du catalogue CIOdm et aux modalités de son utilisation. L’inscription à ces webinaires est gratuite et peut être effectuée en quelques minutes sur le site web de PHAST.
Il est aussi possible de demander des informations à l’adresse mail CIOdm@phast.fr.
Support
Comment se passe la création des fiches à partir de CIOdm ?
Pour ajouter une nouvelle fiche au fichier produits, il n’est plus nécessaire de saisir les données à partir d’une fiche vierge : il suffit d’interroger le catalogue CIOdm à travers l’interface de recherche du logiciel, puis de sélectionner le produit désiré. Le logiciel enregistre alors le mapping, et la fiche vierge peut être alimentée avec les données issues de CIOdm.
Que dois-je faire si je ne retrouve pas mon produit dans le catalogue CIOdm ?
Le contenu du catalogue est continuellement enrichi par l’équipe CIOdm, en lien avec les fournisseurs (plus de 100.000 nouvelles fiches sont créées chaque année). Néanmoins, il arrive que certains produits utilisés dans un établissement n’aient pas encore été référencés dans CIOdm. Les utilisateurs peuvent alors demander la création du produit dans CIOdm en écrivant à CIOdm@phast.fr, ou bien en utilisant le service “Échange” intégré à la visionneuse CIOdm.
Que se passe-t-il si je recycle une fiche, par exemple lors d’un changement de marché ?
Si le DM référencé change de modèle, alors une nouvelle fiche doit être sélectionnée dans le catalogue CIOdm (changement de code CIOdm).
Que faire si je ne parviens pas à télécharger les fichiers CIOdm avec l’application TelCIO ?
Il faut contacter PHAST à l’adresse informatique@phast.fr
Que se passe-t-il si un DM subit des modifications, par exemple un changement de son code LPP ?
Ces changements seront automatiquement reportés dans le fichier produit du logiciel utilisé, à condition bien sûr que le mapping ait été réalisé avec CIOdm et que le logiciel soit paramétré pour reporter automatiquement ce type de modifications.
Puis-je « garder la main » sur certaines données dans mon logiciel interfacé avec CIOdm ?
Les logiciels sont généralement paramétrables afin de pouvoir adapter le périmètre des champs interfacés avec CIOdm en fonction des besoin de chaque client. En d’autres termes, une donnée rapatriable (un libellé, par exemple) peut ne pas être rapatriée si le client ne le souhaite pas. Il est conseillé de se renseigner auprès de son éditeur pour connaître le périmètre exact des champs rapatriables par son logiciel et les possibilités offertes en matière de paramétrage.
A qui dois-je m’adresser si je ne retrouve pas certaines informations de CIOdm dans mon logiciel ?
Il faut contacter l’éditeur pour savoir si son logiciel est en mesure de rapatrier ces informations. Si oui, l’éditeur pourra indiquer les paramétrages à effectuer pour activer cette fonctionnalité. Si la fonctionnalité n’existe pas encore, l’éditeur pourra prendre en compte la demande de l’établissement dans le cadre de ses futurs développements et ainsi améliorer le niveau d’intégration de CIOdm dans les prochaines versions de son logiciel.